POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. GENERALIDADESRM SECURITY PRODUCTSLTDA, identificada con el NIT. 800.022.961-1,ubicada en la dirección Cra8 # 64-42 of 602. Teléfono: 485 7825, de Bogotá en su calidad de responsable del tratamientode datos personales, quien en adelante se denominará RM SECURITY,por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales da cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.2. MARCO LEGALLa Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos de esa Ley. El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.Se exceptúan de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, lo relativo a las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, es decir, las actividades comprendidas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales y lasotras especificadas en el artículo 2 de la citada Ley.3. DEFINICIONESRM SECURITYtiene en cuenta lassiguientes definiciones en el tratamiento de datos personales, acorde con el texto de la Ley a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado delTitular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos yel Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Página 2de 54. PRINCIPIOSRM SECURITYaplica de manera armónica e integral los siguientes principios, en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, definidos acorde con los textos de las normas indicadas en el marco legal de este documento: a) Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales, se sujeta a las normas expedidas y vigentes sobre la materia. b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y manejados porRM SECURITYobedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y está informada al Titular mediante los mecanismos autorizados para ello. c) Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización y cuentan con autorización del Titular acorde con los mecanismos indicados por las normas vigentes o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datosparciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g) Principiode seguridad: La información sujetaa Tratamiento por parte de RM SECURITYtiene las medidas técnicas, humanas y administrativas aceptadas, necesarias para otorgar seguridad a losregistros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datospersonales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de lainformación, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende elTratamiento5. USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES EN RM SECURITYRM SECURITY, ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores y relacionados en el marco delgiro natural de su gestión y objeto social como proveedor de servicios de consultoría, venta de productosyproyectos especiales dirigidos a la empresa colombiana y a las entidades del sector público, específicamente para lassiguientes finalidades:a) Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad de nuestros productosyserviciosy envió deinformación física y electrónica.b) Facilitar al cliente información que le permita acceder a ofertas y promociones.c) Informar sobre nuevos productos y/o servicios.d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.e) Informar sobre Página 3de 5cambios de nuestros productos y/o servicios.f) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓNa) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a RM SECURITY, salvo en los casosexpresamente exceptuados en la Ley.c) Ser informado por RM SECURITY, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datospersonales.d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lodispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen ocomplementen.e) Revocar la autorización y/osolicitar la supresión de datos, exceptuando los casos en que eltitular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable oEncargado.f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Lainformación solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo loselectrónicos, según lo requiera el titular.Para ejercer sus derechos podrán solicitarlo mediante comunicación escrita armsecurity@rmasc.comó comunicándose a los teléfonos Bogotá: 48578257. DEBERES DE LA RM SECURITYCOMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALESa. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeasdata.b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.c. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtudde la autorización otorgada.d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir suadulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento,todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar lasdemás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantengaactualizada.g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado deltratamiento.h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado.i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones deseguridad y privacidad de la información del Titular.j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra endiscusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no hayafinalizado el trámite respectivo.l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a loscódigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de losTitulares.n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria yComercio. Página 4de 58. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DELOS DATOS PERSONALESa) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de susfunciones legales o por orden judicial.b) Datos de naturaleza pública.c) Casos de urgencia médica o sanitaria.d) Tratamiento deinformación autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos ocientíficos.e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.9. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIONLa autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocasde éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puedeconstar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante unmecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de maneraelectrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta deltitular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓNRM SECURITYconservará la prueba de la autorización en repositorios o archivos que permitandemostrar implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros omecanismos cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares.11. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimientoal tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga undeber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá sersolicitada por el titular a través del correo electrónico rmsecurity@rmasc.com12. PROCEDIMIENTO DE CONSULTASLas consultas podrán ser solicitadas a través del correo electrónico rmsecurity@rmasc.com.En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) díashábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender laconsulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez(10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta,la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primerplazo.13. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOSEl reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en elartículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico rmsecurity@rmasc.comEn cualquier Página 5de 5momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través deeste correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales,previa acreditación de su identidad, la cual debe contener, como mínimo, nombre y domicilio deltitular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, documentos que acrediten la identidad o lapersonalidad de su representante y la descripción clara y precisa de los datos personales respecto delos cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a larecepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistidodel reclamo.En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quiencorresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del díasiguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cualen ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.La presente directriz rige a partir del veinte seis (26) de Agostode 2016